Jak začít v 5 minutách

Tato stránka vám pomůže začít s používáním EviKonu. Podepsali jsme smlouvu a e-mailem vám přišly přihlašovací údaje. Co dál?

Jste běžný uživatel EviKonu?

Zadejte v prohlížeči adresu, kterou jsme vám poslali, např. http://nazevfirmy.evikon.cz (místo „nazevfirmy“ bude jméno vaší firmy). Zobrazí se přihlašovací okno. V něm zadejte údaje:

  • přihlašovací jméno
  • heslo

Poté se povolí tlačítko Login a kliknutím na něj vstoupíte do aplikace.

Přihlašovací jméno a heslo vám předal váš správce EviKonu, případně jste je získali přímo od nás.

Pozor! Přepínač Zapamatovat přihlašovací údaje používejte pouze na svém osobním počítači, který chráníte přístupovým heslem. Hrozí totiž, že by se do vašeho EviKonu mohl přihlásit kdokoliv, kdo kolem vašeho počítače projde.

Přihlášení do EviKonu

Jste správce EviKonu?

Jako správce EviKonu máte na začátku několik úkolů, kterými vás provedeme. Kromě vytvoření účtů pro kolegy budete chvíli doplňovat číselníky, nemusíte to dělat hned na začátku, beztak se časem ukáže potřeba různých změn.

Vložte do EviKonu vaši společnost a spolupracovníky

Nejprve do EviKonu vložte svou vlastní společnost a zejména všechny spolupracovníky, kteří budou jejím jménem jednat. Při vytváření kontaktní osoby jde o přepínač Jedná za naši organizaci. Ten zajistí, že se bude dotyčný člověk zobrazovat jako jednající osoba při zadávání aktivit.

úprava osoby
Úprava kontaktní osoby

Jakmile máte vložené spolupracovníky, můžete zakládat systémové uživatele EviKonu. Ne každý, kdo jedná za vaši společnost, musí být nutně uživatelem EviKonu.

Vytvoření uživatelů

Na kartě Uživatelé vytvořte účty svým kolegům. Poznačte si jejich přihlašovací jména a hesla a později jim je předejte. Doporučte jim, aby si heslo zase změnili. Vyplňte i jejich oslovení. Zejména vyberte spojení mezi uživatelem EviKonu a kontaktní osobou vaší společnosti, kterou jste vložili v předchozím kroku. Tímto spárováním dosáhnete toho, že při zadávání nové aktivity systém dosadí jméno jednající osoby (jinak ho pokaždé člověk musí zadat ručně).

Nezapomeňte na nastavení přístupových práv na kartě Oprávnění. Podrobnosti najdete v tomto článku.

Vytvoření typů aktivit

Základní typy aktivit už jsme připravili, ale brzy budete chtít přidat jiné. Pokud víte už nyní, které to jsou, zamiřte na kartu Aktivity a tlačítkem Další funkce si zobrazte nabídku, v ní vyberte Typy aktivit. V okně si nastavte nové aktivity nebo ty současné přejmenujte. Více informací o aktivitách a jejich vytváření.

Vytvoření typů a účelů plateb

Podobně je to s typy plateb (finančními výsledky) a účely plateb. Nastavte je na kartě  Peníze, tlačítko Další funkce a položky Výsledky nebo Účely. Výsledek je buď příjem, nebo výdaj. Můžete vytvářet typy jako Výdaj:Plánovaný, Výdaj:Nečekaný nebo Příjem:Záloha. Účelem je pak např. Služby:Telefon, Daň:DPH nebo také Členský příspěvek:2015.

Vytvoření rolí

Každý kontaktní osoba může být označena nějakou rolí. Podle rolí lze vytvářet seznamy a ty pak exportovat nebo hromadně oslovit. Role je např. ředitel, asistentka, fundraiser, novinář nebo člen dozorčí rady. Role nejsou nezbytné a zřejmě je začnete  používat až později.

Vytvoření dalších právních forem

Základní formy jsme už vytvořili, ale svět je pestrý, takže určitě budete chtít seznam upravit či položky přejmenovat. Opět doporučujeme členění pomocí dvojtečky, např. Firma:s.r.o., Firma:a.s., Neziskovka:Zapsaný spolek, Neziskovka:Ústav apod.

Vytvoření štítků a charakterů

Obojí lze vytvářet živelně, ale do začátku můžete připravit třeba štítek „Potenciál“ nebo „Dokončit záznam“. Charakter by měl upřesňovat právní formu, tedy „Vzdělávací zařízení“ může být u partnerů, kteří představují soukromou školu ve formě s.r.o. nebo o.p.s.

Vytvoření zemí

Jakmile začnete komunikovat se světem, doplňte si do seznamu potřebné země. Zadávají se na kartě Partneři, pod tlačítkem Další funkce > Země  ve formátu kód a název. Podle kódu se doplní vlaječka. Příklady kódů: SK – Slovensko, PL – Polsko apod.